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【仕様書】令和8年度 ＊＊＊ in Residence Kyoto 広報コンテンツ制作及びWeb改修業務委託 仕様書

1. 業務の名称

令和8年度 ＊＊＊ in Residence Kyoto 広報コンテンツ制作及びWeb改修業務委託

2. 目的

本業務は、京都市の新京都戦略「世界中からクリエイティブ人材がつどい・交じる『テラス』のまち」プロジェクトの中核として、海外クリエイティブ人材による「創造的な滞在」の価値を可視化することを目的とする。 事務局が実施するレジデンス運営者への伴走支援や、国内外のクリエイターが京都の日常・生活文化に触れて生まれる創作プロセスを、ウェブサイト、映像、記事等を通じて効果的に発信し、京都らしい持続可能な受入環境の価値を社会に提示するとともに、将来に向けたアーカイブ化を図る。

3. 履行期間

契約締結の日の翌日から令和9年3月31日（水）まで

4. 業務スケジュール（想定）

受託者は、契約締結後、事務局と協議のうえ詳細な実施工程表を作成すること。現時点での想定スケジュールは以下のとおりとする。

【Phase 1】 立ち上げ・設計期（2026年5月〜6月）

  • 5月下旬： 契約締結・キックオフミーティング
  • 6月： 現状のウェブサイト（Wraptas/Notion）の構造分析
    • STUDIO移行に向けた新サイトの情報設計（UI/UX）およびデザイン定義
    • グラフィックツール（名刺等）の制作開始

【Phase 2】 構築・移行期（2026年7月〜8月）

  • 7月： STUDIOでのサイト構築および既存コンテンツ（アーカイブ記事等）の移行作業
  • 8月： サイトのプレビュー・デバッグおよび事務局への運用レクチャー
    • 9月からの撮影・取材体制の最終確認

【Phase 3】 運用・記録集中期（2026年9月〜12月）

  • 9月初旬： 新ウェブサイト 公開・運用開始
  • 9月〜12月：海外クリエイター滞在期の集中記録（写真・映像撮影）
    • クリエイター、レジデンスオーナー、地域住民への取材およびアーカイブ記事制作

【Phase 4】 総括・納品期（2027年1月〜3月）

  • 1月〜2月： ダイジェスト映像（年間計6本想定）、アーカイブ記事の最終編集・順次公開
    • 広報効果（アクセス解析・SNSインプレッション等）の月次分析報告
  • 3月： * 最終成果物の納品（アーカイブデータ一式、版下データ等）
    • 令和8年度 業務実績報告書の提出
備考 クリエイターの滞在スケジュールやイベントの開催状況により、撮影・取材の日程は変動する可能性があります。詳細なスケジュールは事務局のディレクションに基づき、適宜調整を行うものとします。

5. 業務内容

受託者は、事務局が策定する広報計画およびディレクションに基づき、密に連携・協議を行いながら以下の業務を遂行すること。

(1) ウェブサイトの改修・運用保守および移行作業

  • STUDIOへの移行及び構築： 現在のウェブサイトは、Notionのコンテンツを公開する「Wraptas」を利用していますが、レイアウトの制限や一部PC環境での動作の不具合・不安定さを解消するため、今年度は「STUDIO」への移行・全面改修を行う。
  • 既存コンテンツの移行： 現在Wraptas（Notion）上で公開されている過去のアーカイブ記事、レジデンス情報等の全コンテンツを、新サイト（STUDIO）へ適切に移行・流し込みを行う。 事務局スタッフと連携して行い、コンテンツ移行の分担については協議の上実施する。
  • 多言語（英語）表示への対応：グローバル発信を踏まえ、主要なページ（About、Residences等）において日本語と英語を併記できるレイアウトを構築すること。（※翻訳原稿は事務局が支給する。）
  • 情報設計（UI/UX）の見直し： 事務局が提示する基本設計に基づき、ユーザー（クリエイター、物件所有者、市民等）が目的の情報に到達しやすいサイト構成を構築すること。
  • 保守管理： ドメイン・サーバーの維持管理、アクセシビリティへの配慮、および事務局が自社でスムーズに情報更新を行うためのテクニカルサポートを行うこと。JIS X 8341-3:2016の適合レベルAAに準ずる配慮を行うこと。

(2) 写真・映像による活動記録・コンテンツ制作

  • 撮影： 2026年9月〜12月の海外クリエイター滞在を中心に、活動の現場を高品質に記録する。滞在成果発表会等の主要イベントにおいては、記録だけでなく、鮮度の高い広報（SNS速報等）に使用するための素材を優先的に提供するなどの連携を図ること。
  • 映像編集（年間6本程度）： 滞在の成果を凝縮したダイジェスト映像を制作する。映像制作にあたっては、海外への発信を考慮し、必要に応じて英語字幕を付与すること。

(3) アーカイブ記事の作成（年間6本程度）

  • クリエイターやオーナーへの取材を通じ、滞在の背景にある思想やプロセスを言語化したドキュメント記事を制作する。ウェブサイトへの掲載に際しては、英訳文を作成し、適切にレイアウトしてグローバルな読者にとっても視認性の高いページ構成とすること。

(4) グラフィックデザイン業務

  • チラシ（1種）、名刺。

6. 業務の実施体制および進行管理

■ 業務遂行にあたっての指針（共通要件）
本業務の遂行にあたっては、事務局が策定する広報計画に基づき、単なる「作業の請負」ではなく、プロジェクトの価値を最大化するためのパートナーとして以下の点に留意すること。
  • 機動力のある連携：9月〜12月の滞在期間中は、プロジェクトの動きに合わせて柔軟に撮影・取材・素材提供を行える体制を構築すること。
  • グローバル視点の発信：常に国内外の受け手を意識し、デザイン・編集・多言語表示の各面において、京都の文化と創造性が正しく伝わるクオリティを維持すること。
  • SNSへの展開配慮：制作した映像や記事を事務局がSNS等で展開する際、アルゴリズムやトレンドを考慮したハッシュタグや投稿タイミングのアドバイス等、運用を支える視点を持つこと。
■ 実施体制および進行管理
  • 事務局との役割分担： 基本的な広報計画や全体の情報設計、およびクリエイティブの方向性に関するディレクションは事務局が行う。
  • 打ち合わせ体制： 原則として月1回以上の定例打ち合わせを実施し、Discordやメール等で迅速な連絡調整を行うこと。
  • 受託者の責任： 受託者は本業務を総括する責任者を配置し、事務局とのすり合わせに基づいた制作進行管理（スケジュール管理、クオリティ管理）を主体的に行うこと。
  • 提案と調整： 事務局の計画を深く理解したうえで、プロフェッショナルの視点から広報計画やデザイン指針に対する改善提案や具体的な手法の提示を行うこと。
  • 専門スタッフの配置： 写真、映像、取材、編集、デザインの各分野において専門的な知識と経験を有する担当者を配置すること。

7. 成果物の納品

納品物
  • 各種コンテンツデータ（映像、写真、テキスト、版下データ等一式）
  • 加工前の素材データ一式。
  • 月次報告書および年度末の実績報告書。
  • 納品形式は事務局の指定に従う（電子データ等）。
検収
  • 各コンテンツは完成の都度、事務局の確認・検収を受けるものとする。
権利の保証
  • 使用素材（BGM、フォント等）の権利処理は受託者が完了させること。

8. 留意事項

  • 著作権の帰属：本業務により制作された成果物の著作権（著作権法第27条及び第28条の権利を含む）等一切の権利は発注者に帰属する。
  • 2次利用の担保：制作された画像や映像は、市や事務局が他の広報物等に活用できるよう、二次利用可能な状態で提供すること。
  • 守秘義務：業務上知り得た個人情報及び機密情報は、期間終了後も厳重に管理し、他に漏らしてはならない。

【参考資料：既存メディア・アーカイブ情報】

提案にあたっては、以下の既存メディアの構成やボリュームを確認すること。